Mal eine Frage an Euch Bauplaner:innen: Was schätzt Ihr, wie lange müsst Ihr Baupläne und Bauakten aufbewahren? Was gilt für Eure Steuerunterlagen? Und wie sieht es mit Eurer Berufshaftpflichtpolice aus? Die pisa Versicherungsmakler GmbH liefert Euch hier einen kompakten Überblick: Was? Wann? Wo? Wie lange?
Mindestens zehn Jahre! Die Gründe hierfür sind vielfältig: Einerseits als Beweismittel für Eure noch ausstehenden Honoraransprüche, andererseits als Beweismittel im Falle einer Mängelrüge Eurer Bauherr:innen/Investor:innen bzw. im Falle eines seitens Eurer Bauherr:innen/Investor:innen bemängelten Nebenpflicht, wie beispielsweise die Aufklärungspflicht. Alle Dokumente, die diese Art von Ansprüchen abwehren könnten, einschließlich Korrespondenzen, sollten daher entsprechend lange aufbewahrt werden. Für das Finanzamt relevant: Die Aufbewahrungspflicht zum steuerlichen Nachweis beträgt zehn Jahre nach Abschluss des Kalenderjahres und umfasst Dokumente wie Rechnungen, Buchungsbelege, Lohnsteuerunterlagen und Jahresabschlüsse. Auch für Gehaltslisten und Beitragsabrechnungen der Sozialversicherung gilt eine Zehn-Jahres-Frist. Unterlagen wie Handels- und Geschäftsbriefe, Angebote oder Mahnungen unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren.
Denn das Urheberrecht verjährt 70 Jahre nach Tod des Urhebers/der Urheberin. In jedem Fall sollten alle Unterlagen, die das Urheberrecht bestätigen und sichern, (ggf. auch von den Erben) über diesen Zeitraum aufbewahrt werden, da so auch spätere Veränderungen am Bauwerk nicht ohne Weiteres vorgenommen werden können. Zu derartigen Dokumenten zählen unter anderem auch Zeitungsausschnitte und weitere Veröffentlichungen bzw. öffentliche Besprechungen.
Es wird hierbei unterschieden, ob sich diese in Eurem Eigentum befinden oder im Besitz Eurer Bauherr:innen/Investor:innen. Dokumente, an denen der Bauherr ein (Mit-) Eigentum hat, sind unter anderem: Baugenehmigungen, Katasterpläne, Leistungsverzeichnisse und Grundbuchauszüge. Diese müsst Ihr Euren Bauherr:innen/Investor:innen auf Verlangen jederzeit innerhalb von 30 (!) Jahren zur Verfügung stellen können, sofern im Vertrag nichts anderes vereinbart ist.
Ja, es gibt tatsächlich auch vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen für Eure Versicherungsunterlagen. Mindestens drei Jahre nach Ablauf der Dauer des Versicherungsvertrages. Am wichtigsten sind hier der Versicherungsschein, also die eigentliche Police, und ggf. der Antrag. Übrigens: Auch digitale Abbilder der
Versicherungsunterlagen haben Gültigkeit; es reichen also zum Beispiel pdf.-Dokumente, es müssen daher nicht zwangsläufig die papiernen Originale aufbewahrt werden. Wer seine Police verliert oder im Chaos des Aktenschrankes bzw. in seinem Mailordner oder auf seinem Laptop/Handy, etc. nicht mehr finden kann, sollte bitte umgehend den Versicherungsmakler seines Vertrauens (also uns 😉) kontaktieren. Wir kümmern uns um eine entsprechende Nachbeschaffung.
Für die Police Eurer Berufshaftpflichtversicherung gelten Besonderheiten: Ja, die gesetzliche Verjährungsfrist für Eure Tätigkeiten gemäß § 634 a Abs.1 Nr. 2 BGB beträgt regelmäßig fünf Jahre ab Bauabnahme. Doch damit ist lange nicht genug: Wird der Schaden erst nach den fünf Jahren (unverschuldet) entdeckt, gewähren Euch Berufshaftpflichtversicherer eine Nachmeldefrist – und dies inzwischen im Regelfall sogar zeitlich unbegrenzt (früher: bis zu 30 Jahre). Deshalb solltet Ihr Eure Jahrespolicen auch nach einem etwaigen Versichererwechsel oder auch nach Eurer Berufsaufgabe aufbewahren, und zwar für alle Zeiten! Dies gilt auch für Objekt-Policen. Sicher ist sicher👍. Für den Fall, dass Ihr in Form eines Einzelunternehmens bauplanerisch tätig seid, sind auch Eure Erben mit in der Haftung; somit gilt auch für sie die Nachmeldefrist. Es empfiehlt sich deshalb auch die für die Erb:innen unter Euch, unbedingt sämtliche Berufshaftversicherungspolicen Eurer Erblasser:innen aufzubewahren. Fazit: Rund um die Berufshaftpflichtversicherung immer sämtliche Policen zeitlich unbegrenzt aufbewahren. Dieses gilt auch für alle Objektpolicen sowie auch für die Erb:innen.
Es empfiehlt sich eine Archivlösung nicht nur für (geschäftliche) E-Mails, sondern auch eine Archivierung von geschäftlich relevantem Content der Social-Media-Kanäle sowie der Instant-Messenger-Dienste („WhatsApp“ & Co.). Ihr erlebt es ja selbst: Immer mehr geschäftliche Vorgänge werden über die Kanäle abgewickelt. Um Eurer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nachkommen zu können, sollten diese Nachrichten (analog zu den E-Mails) dauerhaft aufbewahrt (= archiviert) werden.
